Privacy statement

Privacy statement BENU Direct B.V. (versie 29-06-2020)

Dit Privacy Statement is bedoeld om op een eenvoudige en heldere manier uit te leggen welke persoonsgegevens we van u verzamelen en hoe we deze verwerken. Dit statement is van toepassing op de volgende personen:

  • Alle voormalige, bestaande en potentiële klanten van BENU Direct B.V.
  • Iedereen die een medisch hulpmiddel of een ander product van BENU Direct B.V. aanschaft, of dat nu persoonlijk is of als vertegenwoordiger van een rechtspersoon (bijvoorbeeld een manager, tussenpersoon, wettelijk vertegenwoordiger, operationeel medewerker).
  • Personen die geen klant van BENU Direct B.V. zijn, zoals andere zorgverleners, sollicitanten, of de contactpersonen van zakelijke klanten.
  • Bent u een zzp-er of heeft u een éénmanszaak, vof of maatschap? Dan wordt u gezien als natuurlijk persoon en gaat het ook om gegevens die direct of indirect iets over u vertellen.

Met ‘BENU Direct’, ‘we’, ‘wij’ of ‘ons’ bedoelen wij in deze privacy statement, BENU Direct B.V. gevestigd aan de Straatweg 2 te Maarssen en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 32075541.

Wat zijn persoonsgegevens?

Met persoonsgegevens bedoelen we alle informatie die ons iets over u vertelt of die we aan u kunnen koppelen. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om uw naam, adres, geboortedatum, BSN, IP-adres of informatie over uw gebruik van hulpmiddelen.

Wat betekent verwerken?

Met verwerken bedoelen we alles wat we met deze gegevens kunnen doen, zoals verzamelen vastleggen, opslaan, aanpassen, ordenen, gebruiken, bekendmaken, doorgeven of verwijderen.

Hoe komen we aan uw gegevens?

U deelt persoonsgegevens met ons wanneer u of uw zorgverlener ons verzoekt een medisch hulpmiddel te leveren, u zich registreert voor één van onze online diensten, online een formulier invult of product bestelt, een contract ondertekent, onze producten of diensten gebruikt of via één van onze communicatiekanalen contact met ons opneemt.

BENU-direct is een hulpmiddelenleverancier en levert als dusdanig hulpmiddelen en hulpmiddelenzorg. Levert u of uw zorgverlener een verzoek om te leveren of een recept bij ons in, dan ontstaat er een overeenkomst tussen ons om hulpmiddelen te leveren en u te begeleiden in het gebruik daarvan. Om het gewenste hulpmiddel te kunnen leveren en om te borgen dat de door ons te leveren hulpmiddelenzorg van goed niveau is, doelmatig en adequaat wordt gebruikt en is afgestemd op uw behoeften, hebben wij enkele basisgegevens van u nodig (zie hierna: Welke gegevens worden door BENU Direct verwerkt?)

Voor sommige specifieke hulpmiddelen is het noodzakelijk dat wij enkele medische gegevens van u verwerken. Deze gegevens vragen wij telefonisch bij u op of worden direct aan ons verstrekt door uw zorgverlener. Uw zorgverlener moet u hier voorafgaand over informeren.

Wij verwerken alleen medische persoonsgegevens indien dat noodzakelijk is voor het vaststellen van de gewenste dosering van het specifieke hulpmiddel en om te borgen dat het product voldoet aan uw behoeften. Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en verdienen daarmee strenge beveiliging en strikte vertrouwelijkheid. Om die reden hebben wij verpleegkundigen in dienst met een medisch beroepsgeheim. Al onze overige medewerkers, zoals bij onze klantenservice, zijn contractueel tot geheimhouding verplicht.

We maken indien nodig ook gebruik van gegevens die wettelijk mogen worden opgevraagd bij openbare bronnen zoals een kadaster, handelsregister, verenigingen-register, COV-controle (controle op verzekering), en de media. Verder maken we gebruik van gegevens die wettelijk mogen worden verstrekt door andere bedrijven.

Welke gegevens worden door BENU Direct verwerkt?

Om medische hulpmiddelen en hulpmiddelenzorg aan u te kunnen leveren, hebben wij enkele basisgegevens van u nodig. Deze gegevens vragen wij bij u op of krijgen wij aangeleverd via uw zorgverlener (voorschrijver). Uw zorgverlener is wettelijk verplicht u hierover te informeren. Bent u nog geen klant van ons, maar ontvangen wij wel uw gegevens, dan nemen wij zo snel als mogelijk contact met u op (per brief) om uit te leggen wie wij zijn, wat wij doen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

We kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • identificatiegegevens, zoals uw naam, achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, telefoonnummer, datum inschrijving en uitschrijving, inloggegevens, woonplaats, geslacht, Burgerservicenummer en e-mailadres;
  • financiële gegevens, zoals facturen, creditnota's, betaalgedrag,(alleen bij webshop) declaraties, machtigingen, derde betalers en de producten en diensten die u bij BENU afneemt;
  • verzekeringsgegevens, waar u verzekerd bent en hoe u (aanvullend) verzekerd bent;
  • gegevens over uw zorgverleners, zoals wie uw huisarts, apotheker en specialistisch voorschrijver of verpleegkundige is;
  • gegevens over online gedrag en voorkeuren, zoals het IP-adres van uw mobiele apparaat of uw computer en de pagina's die u op de website of in de apps van BENU Direct bezoekt;
  • gegevens over uw situatie en behoeften die u met ons deelt, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt met ons klantenservice, online een enquête invult of bijvoorbeeld een AVG verzoek bij ons indient;
  • audiovisuele gegevens, zoals camerabeelden op ons hoofdkantoor en opnames van telefoongesprekken met onze klantenservice. We gebruiken de opnames voor trainingsdoeleinden en het verbeteren van onze producten en diensten, zoals onze Chat-bot en FAQ-pagina. Opnames worden na 14 dagen verwijderd, camerabeelden worden enkel geraadpleegd indien sprake van incidenten;
  • uw reacties op social media: we zijn actief op social media team zoals Facebook, Instagram, Linkedin, Twitter, Google+ en YouTube. We volgen berichten over BENU Direct die voor iedereen toegankelijk zijn en ons social media-team reageert als het nodig is.
  • Bijzondere persoonsgegevens
    Naast de bovenstaande basisgegevens verwerken wij, zoals eerder al is aangegeven, ook gegevens betreffende uw gezondheid. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens die wij verzamelen en vastleggen indien dat noodzakelijk is voor het leveren van onze producten en diensten. Denk hierbij aan de volgende gegevens per hulpmiddelen categorie:
    • Incontinentiemateriaal/afvoerend materiaal: medische indicatie, medische historie, medicatie
    • Diabetes: medische indicatie, insuline en medicatie
    • Stoma: (primaire) medische indicatie, chronisch of langdurig gebruik, soort stoma, verbruik van materiaal en/of accessoires, problemen met materiaal
    • Voeding: reden van dieetpreparaat aanvraag, medicatiegebruik, komt u bij een trombosedienst?

    Andere bespreekpunten kunnen zoal zijn:
    • Gegevens over uw zorgverleners, zoals wie uw huisarts is;
    • Aspecten zoals krijgt u zorg, heeft u een hulpmiddel, hoe is uw sta-en handfunctie, oogfunctie, contra-indicaties, allergieën en intoleranties;
    • Doelmatig en adequaat gebruik van materialen;
    • Evaluatie van materiaal bij iedere bestelling, er zal gevraagd worden naar de aanwezige voorraad.

Uw specifieke situatie kan ervoor zorgen dat wij meer (medische) gegevens nodig hebben, wij zullen dit aangeven tijdens het intake gesprek. U heeft altijd het recht om gegevens niet aan ons te verstrekken. Vindt u het onwenselijk om iets met ons te delen? Geef dit dan aan bij onze klantenservice. Wij kunnen dan aan u laten weten waarom wij die gegevens nodig hebben en welke gevolgen het niet verstrekken daarvan heeft voor het leveren van onze producten en diensten. (Zie hierna: Gebruik maken van uw rechten?)

Wat doen we met uw persoonsgegevens?

We gebruiken uw persoonsgegevens alleen op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

  • om uitvoering te geven aan de overeenkomst om hulpmiddelen(zorg) te leveren (of een andere overeenkomst die u met ons aangaat);
  • om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • voor ons ‘gerechtvaardigd bedrijfsbelang’. Hierbij verwerken we gegevens om goede commerciële banden met al onze klanten en andere betrokken partijen te onderhouden, om fraude te voorkomen en te bestrijden en de veiligheid van uw hulpmiddelgebruik en onze bedrijfsvoering te bewaken;
  • voor het algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid;
  • op basis van uw toestemming. Deze toestemming kunt u altijd weer intrekken.

We verwerken uw gegevens voor de volgende doelen:

Administratie
Wij verwerken de eerder genoemde gegevens voor onze interne administratie zodat wij u op efficiënte wijze van dienst kunnen zijn en kunnen voldoen aan de op ons rustende wettelijke verplichtingen, zoals het bijhouden van een financiële administratie (7 jaar). Daarnaast heeft uw zorgverzekeraar de wettelijke bevoegdheid om materiële controles bij ons uit te voeren en na te gaan of onze leveringen aan u passend en vooral niet bovenmatig zijn geweest.

Levering van producten en diensten
Wij gebruiken uw gegevens om u kwalitatieve hulpmiddelen, hulpmiddelenzorg en eventuele andere door u (online) afgenomen producten en diensten te kunnen leveren.

Facturatie en declaratie
Wij verwerken uw persoonsgegevens ook om de door u afgenomen hulpmiddelen in rekening te brengen. Voor sommige hulpmiddelen en bij sommige zorgverzekeraars geldt dat wij het door u afgenomen hulpmiddel rechtstreeks declareren bij uw zorgverzekeraar. Dit scheelt u tijd en moeite. Mocht dit het geval zijn, dan zullen wij u hier voorafgaand over informeren.

Marketing en communicatie,
Wij gebruiken uw contactgegevens om contact met u te onderhouden, servicemails te sturen, u te benaderen over onze huidige producten en diensten die relevant zijn voor u. Indien u daarvoor toestemming heeft gegeven benaderen wij u ook met diensten en producten van derden of een nieuwsbrief. U kunt zich via het mailbericht altijd uitschrijven voor dergelijke berichten (met uitzondering van serviceberichten). Wij maken ook gebruiken van functionele, analytische en tracking cookies op onze website. Alle informatie hierover leest u in ons cookiebeleid.

Beheer klantrelaties
Om onze dienstverlening te verbeteren, kunnen wij u verzoeken om mee te doen met een kwaliteitsonderzoek. Deze informatie is cruciaal voor ons om onze dienstverlening te verbeteren. Wij benaderen u alleen indien u daarvoor toestemming heeft gegeven en uw antwoorden worden enkel anoniem opgeslagen. Wij delen deze informatie met bepaalde medewerkers binnen de verschillende BENU bedrijven om ons aanbod en dienstverlening te verbeteren. Ook kunnen we aantekeningen gebruiken die zijn gemaakt naar aanleiding van gesprekken die we online, per telefoon of persoonlijk met u voeren om producten en diensten aan uw situatie aan te passen.

Het voorkomen en herkennen van fraude
Het is in ons aller belang om fraude te voorkomen, detecteren en beperken. Vermoeden wij dat u of uw zorgverlener frauduleuze handelingen heeft verricht, dan zullen wij een onderzoek starten en contact opnemen met de belanghebbenden, zoals uw voorschrijver of verzekeraar, om na te gaan of er inderdaad sprake is van een frauduleuze handeling. Is vast komen te staan dat er sprake is van een frauduleuze handeling, dan zullen wij per geval afwegen of uw recht op privacy prevaleert boven ons gerechtvaardigd belang (of dat van een derde) om de frauduleuze handelingen kenbaar te maken bij een daartoe bevoegde instantie zoals de politie, zorgautoriteiten of toezichthouders. Indien wij ervoor kiezen om uw handeling te melden bij de voorgaande bevoegde instanties, dan zullen wij u daar zo snel als mogelijk van op de hoogte stellen, tenzij dit verboden wordt door de desbetreffende instantie of wettelijke norm.

Constateren wij dat u slachtoffer bent geworden van frauduleuze activiteiten, dan zullen wij uw persoonsgegevens verwerken met als doel u en uw gegevens te beschermen tegen frauduleuze activiteiten, bijvoorbeeld identiteitsdiefstal, hacking of als iemand anders uw persoonsgegevens in handen heeft gekregen. Ook in een dergelijk geval zullen wij u daar onverwijld van op de hoogte stellen.

Wetenschappelijk onderzoek of interne/externe rapportages
Wij anonimiseren of aggregeren uw persoonsgegevens om deze te kunnen gebruiken voor onderzoek en interne rapportages voor het beheer van ons bedrijf. Deze gegevens zijn niet tot u te herleiden.

Wanneer en met wie delen wij uw gegevens?

Wij gaan zeer zorgvuldig om met uw gegevens. Onze medewerkers hebben een beroepsgeheim of zijn contractueel gebonden aan geheimhouding. Zij mogen niets over u doorvertellen aan anderen. Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, kan het noodzakelijk zijn dat wij moeten overleggen met uw voorschrijver of apotheker. Indien dit het geval is, zullen wij u of de door u gemachtigde contactpersoon daar voorafgaand over informeren, tenzij de voorschrijver ons expliciet verzoekt om dit niet te doen. Overleg vindt bijvoorbeeld plaats wanneer een allergie wordt geconstateerd, of twee (hulp)middelen niet samen kunnen worden gebruikt.

Daarnaast delen wij uw persoonsgegevens met de volgende organisaties indien dit noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doelen en indien wij daarvoor een geldige grondslag hebben.

  • Aan de groothandel van Brocacef B.V. om rechtsreeks (binnen 24 uur) vanuit het distributiecentrum van de groothandel bij u te kunnen bezorgen. Wij geven alleen uw adresgegevens en het bestelde hulpmiddel door en hebben contractuele afspraken gemaakt met Brocacef B.V. om te borgen dat zij uw gegevens enkel voor leveringsdoeleinden mogen gebruiken. Ook hun medewerkers zijn contractueel gebonden aan geheimhouding.
  • Wij delen uw contactgegevens binnen de verschillende BENU bedrijven. Zo beheert BENU Nederland uw contactgegevens in een centraal klantenbestand. Alleen op die manier kunnen wij op een efficiënte wijze met u communiceren en toezien op de kwaliteit en actualiteit van uw contactgegevens.. U kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw contactgegevens door BENU Nederland B.V. voor haar eigen gerechtvaardigde belangen als u daar een gegronde reden voor heeft. Wij zullen uw bezwaar onderzoeken en beoordelen of het verwerken van uw contactgegevens ongewenste gevolgen voor u heeft, waardoor wij de verwerking van uw persoonlijke gegevens moeten stoppen.
  • Dienstverleners die voor BENU Direct werken. Wanneer we gebruikmaken van andere dienstverleners delen we alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor een specifieke opdracht. Daarnaast sluiten wij altijd overeenkomsten met die partijen om te zorgen dat uw gegevens veilig, vertrouwelijk en rechtmatig verwerkt worden. Dienstverleners helpen ons onder meer met:
  • het leveren van onze diensten en activiteiten;
  • het leveren van tijdelijk personeel of zelfstandigen;
  • het beveiligen van onze communicatie en uw gegevens;
  • het ontwerpen en beheren van internettools en webapplicaties;
  • het verzorgen van marketingactiviteiten, of de communicatie met klanten;
  • financiële, juridische en technische ondersteuning;
  • het opstellen en ontwerpen van rapporten, statistieken, drukmaterialen en producten;
  • het plaatsen van advertenties in apps, op websites en op sociale media.
  • Justitiële/handhavende/toezichthoudende instanties zoals de politie, de Tuchtcolleges voor de gezondheidszorg, IGJ, Autoriteit Persoonsgegevens, openbaar aanklagers en rechtbanken, indien wij een formeel verzoek ontvangen. In een dergelijk geval zullen wij u daar onverwijld over informeren, tenzij dit verboden wordt door de desbetreffende instantie of wettelijke norm.
  • Om de kosten van uw medische hulpmiddelen te kunnen declareren, geeft BENU Direct aan uw zorgverzekeraar door welke hulpmiddelen aan u zijn verstrekt. Uw verzekeraar kan eveneens periodiek controles bij ons uitvoeren of de door u gedeclareerde hulpmiddelen ook daadwerkelijk door ons geleverd zijn (onder strikte privacy-voorwaarden).
  • Wij delen uw gegevens ook met een financiële dienstverlener waarmee wij een overkomst gesloten hebben. Zo kan deze bijvoorbeeld facturen verwerken.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We mogen uw persoonsgegevens bewaren zolang deze nodig zijn voor het doel waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld. In de meeste gevallen is dit zolang als u klant bent van BENU Direct en wij een overeenkomst hebben om hulpmiddelen(zorg) te leveren.

Ook de wet verplicht ons om uw gegevens te bewaren. Zo bewaren wij uw bestellingen en uw gegevens in beginsel 7 jaar om te voldoen aan onze fiscale bewaarplicht en de wettelijke bevoegdheid van zorgverzekeraars om materiële controles uit te mogen voeren.

Na verloop van 7 jaar (sinds onze laatste levering aan u) zullen wij uw gegevens verwijderen, aggregeren of anonimiseren. In sommige gevallen bewaren wij uw gegevens langer dan 7 jaar, namelijk indien u:

  • daarvoor toestemming heeft gegeven;
  • een klacht bij ons indient of (mogelijk) een juridische procedure start. In dat geval bewaren wij uw gegevens voor de duur van de klachtafhandeling/juridische procedure (indien langer dan 7 jaar).

Indien wij uw gegevens langer dan 7 jaar bewaren, dan zullen wij u daarover informeren. Wenst u dat uw gegevens eerder verwijderd worden dan kunt u altijd een verzoek tot verwijdering bij ons indienen.

Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

We hanteren binnen BENU Direct een intern beveiligingsbeleid en minimumstandaarden om uw gegevens te beschermen. De beleidsregels en standaarden worden regelmatig aangepast aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen op de markt. Meer specifiek en conform de geldende wet- en regelgeving nemen we gepaste technische en organisatorische maatregelen (beleid en procedures, IT-beveiliging enzovoort) zodat de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van uw persoonsgegevens en van de manier waarop deze worden verwerkt, is gewaarborgd.

Bovendien zijn medewerkers van BENU Direct gebonden aan hun medisch beroepsgeheim of contractueel verplicht tot geheimhouding. Zij mogen uw persoonsgegevens niet onrechtmatig of onnodig raadplegen of verstrekken.

Uw verplichting om gegevens te verstrekken

Wij hebben bepaalde gegevens over u nodig om aan onze plichten als hulpmiddelenleverancier te kunnen voldoen. Ook zijn er gegevens die wij volgens de wet moeten verzamelen. Zonder deze gegevens kunnen wij niet conform branchenormen en wettelijke eisen passende hulpmiddelen en kwalitatieve hulpmiddelenzorg aan u leveren en dus geen overeenkomst met u aangaan.

Gebruik maken van uw rechten

Als uw persoonsgegevens worden verwerkt, heeft u ook privacy rechten. Die respecteren we natuurlijk. Hoe specifieker u bent bij uw aanvraag, des te beter kunnen we uw vraag behandelen. We vragen u om uw verzoek schriftelijk in te dienen bij de BENU Direct klantenservice. In een dergelijk geval zullen wij telefonisch contact met u opnemen en enkele vragen stellen om zeker te zijn dat u bent wie u zegt dat u bent, om zo te voorkomen dat iemand anders uw rechten uitoefent.

We streven ernaar zo snel mogelijk op uw verzoek te reageren. Soms kan dat tot een maand duren (indien wettelijk toegestaan). Als we meer tijd nodig hebben om uw verzoek af te handelen, laten we u weten hoeveel extra tijd we nodig hebben en wat de reden voor de vertraging is. In bepaalde gevallen kunnen we uw verzoek afwijzen. Als het wettelijk is toegestaan informeren we u over de reden voor afwijzing.

Het gaat om de volgende rechten:
  • Recht op inzage. Dit is het recht van personen om onder meer een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die van u worden verwerkt. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) biedt u een voorbeeldoverzicht.
  • Recht op vergetelheid. Personen hebben het recht om ‘vergeten’ te worden. Maar wist u dat u vaak niet alle persoonsgegevens kunt laten wissen?
  • Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te laten wijzigen.
  • Het recht op dataportabiliteit. Het recht om persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere partij.
  • Het recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  • Het recht inzake geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.
  • Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  • Ten slotte hebben personen recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen.
Twee mannen met papier in de handen

Sollicitaties

De door u verstrekte gegevens worden enkel door ons verwerkt om te beoordelen of uw profiel/werkervaring aansluit op onze behoeftes. Indien noodzakelijk delen wij de door uw verstrekte gegevens binnen de verschillende BENU bedrijven en/of onze andere bedrijfsonderdelen binnen de Brocacef Groep waarvan de BENU bedrijven onderdeel uitmaken. Uiteraard verstrekken wij uw gegevens niet aan andere bedrijven buiten de Brocacef Groep. Wij bewaren deze gegevens voor de duur van het sollicitatieproces, waarna wij uw gegevens na een jaar zullen verwijderen. Wij bewaren uw gegevens alleen langer indien u daarvoor toestemming geeft.

Het is mogelijk dat we in aanvulling op de door u verstrekte gegevens, zelf onderzoek doen naar uw achtergrond op bijvoorbeeld social media kanalen of andere openbare bronnen op het internet. Indien dit het geval is, zullen wij dit vermelden in de door ons uitgeschreven vacature. Doet u een open sollicitatie, dan zullen wij u voorafgaand aan het onderzoek daarover informeren.

Contact

Bent u ontevreden over de wijze waarop BENU Direct met uw gegevens omgaat? Het is prettig als u eerst contact opneemt met BENU Direct klantenservice om dit te bespreken. BENU Direct neemt klachten serieus en legt elke klacht schriftelijk vast. Komt u er niet uit met de klantenservice van BENU Direct? Dan kunt u gebruik maken van onze klachtenregeling. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij onze Functionaris Gegevensbescherming (bereikbaar via e-mail: dpo@brocacef.nl). Komt u er niet uit met BENU Direct of onze FG? Dan kunt u uw klacht daarna voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Heeft u vragen of opmerkingen over ons privacy statement? Dan kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via e-mail dpo@brocacef.nl.